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退職交渉はどう進めるべき？退職交渉から引継ぎまで上手に進めよう
転職のときには円満退職できるように交渉を進めていく必要がありますが、どのように退職交渉をすると良いのでしょうか。退職のときには上司に話をするだけでなく、引継ぎもして立つ鳥跡を濁さずという状況にしなければなりません。この記事を通して上手に退職交渉を進めていくのに役に立つポイントを理解しておきましょう。
1.退職交渉のポイント
転職活動をしているときには退職交渉について詳しく知っておくのが大切です。退職交渉ではどのようなポイントを押さえておく必要があるのでしょうか。重要になる3つのポイントを解説するのでよく理解しておきましょう。
1-1.就業規則を確認して直属の上司に伝える
退職手続きを始めるときにはまず自社の就業規則を確認するのが大切です。退職するときには原則として退職希望日の2週間前までに勤め先に伝える義務があります。ただ、これは民法で定められている決まりで、会社によっては就業規則でもっと前から連絡しなければならないと定めていることもありますので、忘れずに確認してください。
最初に伝える相手は直属の上司というのが基本です。一番お世話になっていることからも早めに伝えるのが望ましいでしょう。手続き上は人事部に連絡をしなければならない場合もありますが、上司に相談できない状況があるのではないかと懸念されてしまう場合もあります。同僚に切り出すのも同様で、話がこじれてしまう原因になるので、まずは直属上司に伝えるのが肝心です。
1-2.内定後すぐに行う
退職交渉を始めるタイミングは転職先から内定が出た直後が最適です。内定が出る前に退職すると無職の状態に陥るリスクがあるので、内定が出て転職先が確定してから手続きを進められれば安心できます。退職するときには会社としては後任者を決定して業務を引き継いでもらわなければならず、場合によっては空きを埋めるための人材採用をしなければならないでしょう。会社に申し出るときには退職日をある程度は決めておき、残された期間で業務をどのような方向性で進めたいかも意思表示するのが賢明です。
1-3.相談ではなく報告する
直属の上司に退職する意志を伝えるときに重要なのは相談ではなく報告をすることです。「少し相談がある」という形で話を切り出してしまう人もいます。しかし、相談では上司が引き留めても良いと伝えていることになります。「報告したいことがある」というようにはっきりとした気持ちを最初から出して、強い意志で転職や退職の意志を伝えましょう。本当に意志が固まっていることを示すためにも、報告の時点で退職日と退職についての決定事項をまとめて端的に説明できるようにしておくのも肝心です。優柔不断な様子を見せると強い引き留めに遭ってなかなか交渉が進まなくなりがちなので注意しましょう。
2.引継ぎのポイント
退職交渉を進めることができたら引継ぎをして自分が退職してしまっても業務上の支障が生じないようにすることが必要です。引継ぎをするときにはどのようなポイントを押さえておくとうまくいくのでしょうか。以下に挙げる3つのポイントを念頭に置いておきましょう。
2-1.余裕を持って引継ぎする
引継ぎはできる限り余裕を持つことが必須です。退職を急ぎたい気持ちがあるかもしれませんが、引き継いでくれる人の身になって丁寧に時間をかけて教えていきましょう。後任者にとっては普段の業務にさらに仕事が追加されることになり、担当者が退職してしまったら自分が責任を負わなければなりません。きちんと業務をこなせるようにしなければならないというプレッシャーを受けています。短時間で無理な引継ぎをしたために反感を買わないように気を付けましょう。責任を持って引継ぎを遂行する気持ちを持つことが大切です。
2-2.資料を残して後任が理解していることを確認する
引継ぎでトラブルを起こさないためのポイントとして、資料を作成しておくことが挙げられます。引継ぎのときに手取り足取り教えたつもりでも後任者が一人ですぐに業務をスムーズに遂行できるとは限りません。資料を残しておくことで、後任者が業務の進め方がわからなくなったときに参照したり、重要点や注意点を確認したりすることができます。また、実際に引き継いだ仕事をやってみてもらってその様子を確認し、フィードバックをすると効果的です。後任者も一人で一通りの業務をこなしてみると疑問点が明確になり、退職前に直接確認できるので安心してくれます。
2-3.引継ぎの進捗を上司に相談する
業務の引継ぎを開始したら適宜上司に状況を伝えておくのも重要なポイントです。今まで使ってこなかった有給休暇が残っている場合にはこのタイミングで消化してしまいたいでしょう。引継ぎをしっかりとスムーズに進めることができれば全て消化してから退職できる可能性もあります。ただ、計画性がないと有給消化は難しいので、上司との相談が重要になります。いつから有休休暇を取得するかを考えて、引継ぎのスケジュールを綿密に立てましょう。そして、上司と相談しながらきちんと計画通りに引継ぎを終えられるように進めていくのが大切です。
また、引継ぎが終わっていない状況で有給休暇を取得して長期間休むのもやめましょう。とりあえず二週間くらい休んでおいて、その後で引継ぎをすれば良いと考える人もいるかもしれません。しかし、その期間は誰かが穴埋めをしなければならないので勤め先に迷惑がかかります。引継ぎが終わらなかったのに有給消化をして退職するのもマナー違反です。
3.退職交渉をするときの注意点
退職交渉をするときには退職日の選び方に注意しましょう。円満退職とするためにも、業務の繁忙期を避けて、退職の意思は退職希望日の1ヶ月～１ヶ月半前頃までに伝えることが適切でしょう。引継ぎを行ってから退社する、現在担当しているプロジェクトを終えてから退社することが出来るのであれば、退職時に良い印象を残すことができ、今後のリファレンスチェックも心配せずにすみます。
一方、退職交渉のときには理由と聞かれることがよくあります。その際には不満に思ってきたことを主張するのではなく、退職してから自分の実現したいことを伝えて前向きな姿勢を見せましょう。そして、退職交渉は相手の動きを待つのではなく自分主導で交渉を進めていくのが大切です。
円満な退職をしよう
退職交渉では自分がイニシアチブを取って進めていくのが最も大切です。直属の上司に退職を報告した上で、十分に相談して引継ぎまでスケジュール通りに進められるように努力しましょう。転職先が決まったときに生まれてくる前向きな気持ちを生かして交渉し、後任者が安心できるように業務を引き継げばきっと円満な退職ができます。
まずは自分が転職すべきか考えてみる：
あなたは転職すべきか？
【付録あり】転職の第一歩として、次の仕事に求める条件を決める
