会社が人を雇い入れるとき、雇用しようとする人に対して入社時に「身元保証書」の提出を求めることがあります。この身元保証書には非常に大事な役割があるのですが、いったいどういう意味がありどういった内容を記載するのかなど、気になるところでしょう。そこで、ここでは身元保証書の意味や提出方法などについて詳しく解説します。

身元保証書とは

社員の入社時に労働条件などを明記した「雇用契約書」を交わすのはよく知られたところですが、会社によっては同時に「身元保証書」の提出を求めるところもあります。身元保証書に法的な制限はありませんが、雇用側が必要性があると判断した場合には要求することが可能です。

身元保証書は、従業員の身元を保証する「身元保証人」を設定し、従業員が何らかの理由で会社に損害を与えたときには、身元保証人が本人と共に賠償することを明記したものです。会社に損害を与える理由としては、不法行為や債務不履行などのほか、本人が病気やケガで働けなくなった場合など悪意や故意性のないものも含まれます。本人に賠償能力がない場合は、身元保証人が引き受けることになります。また身元保証書は、雇用しようとする人が労働者にふさわしい人物であることを第三者たる身元保証人が証明する、という意味合いも持つものです。

法的には身元保証書は「身元保証契約書」という扱いになり、会社と身元保証人との間で結ばれる契約書となります。そのため、身元保証書に身元保証人の印鑑証明書の添付を求める会社もあります。身元保証人になる条件は特にありませんが、一般的には「社員の親」「親以外の親族」の2名となることが多いです。友人・知人を身元保証人にすることも可能ですが、独立して生計を立てている成人であることが条件となります。

身元保証書の契約期間は、特に期間を定めてない場合は契約成立の日から3年、商工業見習者の場合は5年です。期間を定める場合でも5年を超えることはできませんが、これは身元保証人保護の観点によるものです。契約更新も可能ですが、真面目に働いている労働者の場合は必要ないとみなされ更新しないというケースも多くあります。

身元保証書に関するお悩み解決!

身元保証書の提出を求められたら、どうすればよいのでしょうか。身元保証は法律で義務付けられたものではありませんが、「身元保証書の提出」が採用条件に含まれている場合は、提出を拒否することで解雇に至る可能性もあります。提出を要求された際にはまず、保証期間の定めがあるかどうか、ある場合その期間は5年以内であるかを確認しましょう。これは法律に定められている内容であり、保証期間が5年を超えて設定されている場合等は法律違反となります。また、契約更新があるかどうかも確認しておきましょう。

身元保証書の提出は法的な義務のあるものではなく、その意味では拒否することも可能です。拒否したからといって解雇する権限は企業側にはありません。もし身元保証書の提出を拒んだことだけが原因で内定を取り消しされたときは、弁護士に相談しましょう。ただし、就業規則に「身元保証書を提出すること」「提出がなければ採用しない場合もある」と明記されていて、事前に提示されていた場合は合意したものとみなされ、採用取り消しになることがあります。

なお、人によっては頼める人がいない、条件に合う人がいない等の理由で身元保証人を立てるのが難しいケースもあるでしょう。その場合はすぐに企業側に相談しましょう。理由を説明すれば、臨機応変な対応をしてもらえる場合もあります。

身元保証書の作成方法と書式

身元保証書の作成方法ですが、書式は企業で定めている場合と定めていない場合があります。所定の用紙が用意されている場合はそれを使用し、書式が定められていない場合はテンプレートを参考にして作成しましょう。身元保証書のテンプレートは、民法に対応した書式の物がネット上に数多くあり、ダウンロードしてそのまま使用することもできます。

最低限必要な項目は、雇用される人および身元保証人の住所・氏名・生年月日および印鑑です。本文には、「雇用される労働者は就業規則をはじめとする諸規則を守って誠実に勤務することを保証する」「身元保証人は万が一の際には本人と連携して賠償の責任を負う」という内容を必ず盛り込みます。

記入する際はボールペンなどを使用し、はっきりと読みやすい字で書きましょう。印鑑は、基本的には認印でも良いとされています。ただし、身元保証人に関しては印鑑証明書の添付を求められる場合もあります。これは、架空の保証人を立てるという不正を防止するためです。なお、署名は自筆が原則ですが、身元保証人が遠方に在住しており提出に間に合わないという場合は、本人の承諾を得て代筆で行うことも可能です。

2020年4月以降の変更点は?

2020年4月に民法が改正され、身元保証書の取り扱いに大きな変化がありました。身元保証書には、万一労働者が会社に損害を与えた際には身元保証人と共に賠償する旨が記載されていますが、これまで具体的な賠償額については明記されていませんでした。そのため実際にはいくら請求できるのかが明らかにされておらず、本来企業と身元保証人の間でのれっきとした「契約書」であるはずの身元保証書が形骸化し、用をなしていないという状況があったのです。

2020年4月以降は、身元保証契約の際に賠償額の上限を決めることが必要になりました。上限額は企業で自由に設定可能で、記載がない身元保証書は無効となります。これにより、企業の対応としては「身元保証書に賠償額の上限を記載する」「身元保証人の制度自体を廃止する」という2つのパターンが考えられます。

今後身元保証制度をどのようにしていくのか検討するうえで、企業にとって大切なポイントは、身元保証制度そのものを見直してみること、賠償額の上限額を設定するかどうか検討することなどです。そして身元保証制度を継続していくのであれば、採用時に正しく運用することが求められますし、身元保証人に対してもきちんとした説明書を作成する必要があるでしょう。

身元保証書を正しく理解しよう!

身元保証書について、2020年4月の法改正内容も合わせてご紹介しました。身元保証書は従業員の人物を保証するものであると同時に、身元保証人には本人と同等の補償義務が課せられるもので、その責任は決して軽いものではありません。企業にとっても労働者にとっても、また身元保証人にとってもとても大切な書類です。ぜひ正しい知識を持って対応するようにしましょう。

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