プロジェクトマネジメントを徹底解説！基本・ツール・身に付け方について

プロジェクトマネジメントは、プロジェクトを成功させるために重要になるものです。しかし、プロジェクトマネジメントがどういうものなのか、しっかり理解できていない人もいるかもしれません。今回はそういう人に向けて、プロジェクトマネジメントの基本やよく用いられているツール、スキルの身に付け方などを解説していきます。
 

1.プロジェクトマネジメントとは？基本を解説

プロジェクトマネジメントというのは、簡単に言うとプロジェクトの進捗を管理することです。プロジェクトは納期が決められていることが多いので、どのくらいの期間、予算、クオリティーで完成させるのかを明確にした上で、プロジェクトを進める必要があります。逆算してプロセスを構築し、プロジェクトを成功に導くのもプロジェクトマネジメントの重要な活動の1つです。プロジェクト体制をしっかりと構築して運用すれば、メンバーは効率的に業務を進めやすくなります。作業の進捗やリスクなどを管理するために、計画の作成や人員配置、意思命令系統の構築などを行う総合的な活動が、プロジェクトマネジメントです。

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2.【PMBOK】プロジェクトマネジメントの方法と5つのプロセス

「PMBOK」というのは、プロジェクトマネジメントに関するノウハウをまとめた方法のことです。ここからは、プロジェクトマネジメントの基本的な方法として知っておきたいPMBOKについて、内容とプロセスを解説していきます。

2-1.プロセス【1】立ち上げ

立ち上げのプロセスでは、まずプロジェクトを行うために何が必要になるのか、情報を整理していきます。具体的には、何のためにプロジェクトが存在しているのかを明確にする、達成すべき事柄の認識、ゴールの設定、予算の把握、メンバーの選定、ステークホルダーの特定などを行います。立ち上げの段階でしっかり準備ができているかどうかで、プロジェクトの難易度や負担が変わるので、非常に重要なプロセスです。

2-2.プロセス【2】計画

プロジェクトに関する基本的な事項をブラッシュアップして、作業計画の立案を行うのが計画のプロセスです。計画を立ててゴールまでの道筋を明確にしておくことで、プロジェクトが進めやすくなります。具体的にはプロジェクトを遂行するためにかかるコスト、必要な資源、プロジェクト全体のスケジュール、起こり得るリスクなどを考えていきます。

2-3.プロセス【3】実行

実行のプロセスでは、計画に基づいて実際にプロジェクトを進めていきます。重要になるのが、プロジェクト内のすべてを文書化しておくことです。文書化することでプロジェクトの状況を常に把握できるようになるため、進行に合わせて追跡や観察がしやすくなります。実行の結果次第では、プロジェクトのベースを再設定する必要が出てくるケースもあるでしょう。

2-4.プロセス【4】監視・コントロール

プロジェクトを実行したら、問題なく遂行できているかどうかを監視・コントロールします。計画プロセスで立てた計画通りに実行することが、プロジェクトの基本です。しかし、実行している最中に計画との差異が出てしまうことも珍しくありません。監視・コントロールをしっかり行えば、計画との差を確認しやすくなります。もし差異が生じた場合には、状況を見て是正していきましょう。

2-5.プロセス【5】終結

終結は、プロジェクトの終わりを承認するプロセスです。プロジェクトの実施結果や成果物の確認などを行い、所定のプロセスが本当に終了しているかどうかをチェックします。問題がなければ、プロジェクトを正式に終わらせます。ただプロジェクトを終わらせるのではなく、プロジェクトで生じた情報や是正策をしっかり管理しておかなければなりません。問題点をしっかり洗い出し、今後に活かすことが大切です。

3.プロジェクトマネジメントで活用できるツール

プロジェクトマネジメントを行う際には、ツールを用いることが多いです。ここからは、プロジェクトマネジメントで活用できるツールを紹介していきます。

3-1.カレンダー

プロジェクトマネジメントで使われるツールの中でも、導入しやすいのがカレンダーです。カレンダーはスケジュール管理をする時に便利なツールで、プロジェクトのスケジュールを書き込んでおけば、それに従って作業を進めやすくなります。ポイントは、なるべく見やすいデザインのツールを選ぶことです。納期まで後どのくらいの期間あるのか、逆算しやすいデザインのカレンダーが理想的です。

3-2.ガントチャート

ガントチャートは、プロジェクトの進捗状況を見やすくした表のことです。ガントチャートを作る方法は色々ありますが、エクセルの縦軸に作業の名前や内容、担当者名、開始日や終了日などの情報を入れれば、手軽にガントチャートを作成することが可能です。さらに、日付や時間を横軸に入力し、横棒の進み具合でプロジェクトの期間と進捗状況などを見える化できます。

3-3.マインドマップ

マインドマップというのは、思考を連想的に展開しマップ化したものです。分析の傾向が強いマインドマップは、プロジェクトを細分化する時などに用いられます。用紙を使って手書きで作成することもできますが、手軽にマインドマップを作成できる専用のツールを用いることが多いです。色々な用途に使えるツールですが、特に課題を洗い出す時に向いています。

3-4.WBS

WBSは作業分解構造図を指す言葉で、「Work Breakdown Structure」を略したものです。WBSを用いることで、最終目的に必要なタスクを無数に分解していくことができます。プロジェクトでどんな作業を行ったのか、洗い出したい時に便利なツールです。
 

4.プロジェクトマネジメントに必要なスキルの身に付け方

プロジェクトマネジメントを行うには、様々なスキルが必要になります。では、どのようにスキルを身に付ければよいのか、具体的な方法を見ていきましょう。

4-1.書籍を読む

プロジェクトマネジメントのスキルを身に付けたい時は、書籍を読むのもおすすめです。プロジェクトマネジメントは様々な分野で用いられる手法ということで、多くの学習書が販売されています。種類が非常に豊富で、中にはマンガで分かりやすく手法を解説しているものもあります。どのような書籍が向いているかは人によって変わるので、一度書店に足を運び、自分に合うものを探してみてください。

4-2.プロジェクト全体を見る力を養う

プロジェクト全体を見る力は、プロジェクトマネジメントを行う上で重要なスキルです。プロジェクトを成功に導くためには、常に先を予測してミスが起こらないよう未然に防ぐことが重要になります。一つのことに集中して作業することも大切ですが、それだけにこだわらず日頃からメンバー全員に気を配れるように、全体を見る力を養っておきましょう。

4-3.コミュニケーションスキルを磨く

プロジェクトは一人で進めるものではありません。部署や業種が違う様々な人と交流しながらプロジェクトを進めなければならないので、コミュニケーションスキルを磨いておくことが大切です。プロジェクトを成功させるためには、ステークホルダーとの折衝力や調整力が求められます。チームメンバーとしっかり意思疎通をとることで、作業を効率的に進められるだけでなく、些細なミスを防ぐことができます。常に周りに気を配り、相手に合わせたコミュニケーションを心がけましょう。

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4-4.セミナーや研修に参加する

プロジェクトマネジメントに必要なスキルを磨きたい時は、セミナーや研修に参加してみるのも効果的です。セミナーや研修といっても、ワークショップやゲーム、集合研修など選択肢は様々あります。プロジェクトとは何なのか基本的な知識を学ぶものから、計画の策定や立案ができる状態を目指せる実践的なものまで、色々なセミナーが見つかります。初心者向けの講習もあるので、自分のレベルに合ったセミナーを選びましょう。
 

自分に合う方法でプロジェクトマネジメントのスキルを磨こう

プロジェクトを成功させるために、進捗を管理するのがプロジェクトマネジメントです。プロジェクトマネジメントには、コミュニケーションスキルやプロジェクト全体を見る力など、様々なものが必要になります。書籍で勉強する方法やセミナーや研修に参加する方法など色々あるので、自分に合った方法でスキルを磨き、プロジェクトを成功に導く存在になれるように努力しましょう。