ビジネスメール:日本語と英語は違う!

日本人の書く英文のビジネスメールに目を通すことが多いですが、まだ日本語のビジネスメールをそのまま英語に訳したものが多いと言えます。英語のビジネスメールは日本語のものとは根本的に違う、別物だと思っておいた方がいいです。この機会に、英語のビジネスメールの形式とルールをマスターしておきましょう。

英語のビジネスメールの形式は?

英語のビジネスメールを書く上で注意すべき点を挙げると、

  • 外部宛の場合、相手の名前は(特に初めてメールする場合は)“Dear Sir,~”“Dear Mr/Ms,~”など、多少硬めに書く
  • 初めてメールする場合は、簡単に自己紹介する
  • 2通目以降では、冒頭で会社名を入れて自己紹介しない(日本語でのビジネスメールでは、毎回「○○社の○○です」と書く人が多いが、英語では2通目以降では書く必要がない)
  • 内部宛の場合、相手の名前は“Hi~(ファーストネーム)”とフレンドリーに書く。“Hi”とファーストネームの間にカンマは入れない
  • 冒頭で、相手の名前の前に会社名を入れない
  • 返事が来たら、メールの最後に相手の希望の呼称に合わせて名前を書く
  • スペルミスの赤下線に注意する
  • 添付書類等があれば、きちんと追加されているかどうかを確認する
  • 文中にリンクがあればハイパーリンクを使う
  • 最後に“Thank you”など感謝を表す文言を入れ、名前を書く。外部宛の場合は、“Thank you”のかわりに“Best regards”“Kind regards”“Regards”などを使う(日本語のビジネスメールの「よろしくお願いします」「よろしくお願い申し上げます」に相当)

英語のビジネスメールのフォーマット(構成)は?

原則は、「一番伝えたいことを一番はじめに書く」ことです。日本語のビジネスメールは「お世話様です」とか「おせわになっております」などの決まり文句で始まることが多いのですが、英語のビジネスメールには、このような決まり文句は特になく、表現方法は比較的自由です。ただし、チャットとは違いますので、でたらめな文章構成や文法の間違いなどは許容されません。

一番伝えたいことを始めに書くということは、「お知らせ」であればお知らせの文、「感謝」であれば感謝の文、「依頼」であれば依頼の文で始まります。しかも簡潔に書くことが大切です。長々と遠回しな表現をすると、何を言いたいのか分かりづらく、読みにくい文章になってしまいます。英語で何かを伝えたいときには、まず、一番伝えたいことは何か、情報の絞込みをするように心がけてください。件名もはっきりと明記することが重要です。必要であれば10数語になってしまっても構いません。件名を見るだけでメッセージの内容が分かるようにしましょう。

改行は、内容ごと或いは文章ごとにします。一つのパラグラフには一つの内容を書くようにしましょう。パラグラフ全体の内容について、パラグラフの冒頭に明示するのが英文のルールです。

「英訳はしない。英語にする」

英語のビジネスメールは、日本語のビジネスメールとはかなり違うということが理解できたのではないかと思います。英語のビジネスメールは慣れてしまえば、日本語よりも書きやすいという人も多いです。「英訳はしない。英語にする」をモットーに、上記に挙げた注意事項に従って書いていけば、素敵な英語のビジネスメールが書けるようになります。