年1、2回行われる勤務評価(アプレイザル、あるいはパフォーマンスレビュー)は、 最近の実績や、自分の業務でうまく進んでいると感じる所とそうでない所を話し合う機会とすべきであって、恐れるべきものではありません。

理想的には、自分の業務や業務上の問題について継続的かつ定期的に上司と話し合う機会があるのが望ましいのです。勤務評価は、直属の上司と、以前合意した目標をより包括的に見直し、その目標を達成するための障害があればそれを明らかにし、その年あるいは数ヶ月先の新たな目標を定める機会となります。

絶好の機会

勤務評価は、社員が企業内での自分の役職、抱負、成長可能性について正直に話すことができるオープンで二方向の話し合いとして行われることが重要です。同様に、部下も、実績や改善の余地がある分野について上司が正直に語っていることにきちんと耳を傾ける必要があります。

以下に、勤務評価に取り組む方法についての主なヒントと、この重要な話し合いを最大限に生かす秘訣をまとめてあります。
 

勤務評価前

  • 前もって自分で目的を定め、勤務評価の過程で達成したい事項を明らかにしておく。自分は、もっと責任のある仕事をしたいのか、トレーニングコースに参加したいのか、それとも今抱えている悩みを相談したいのか?目標や目的を定めて勤務評価にのぞむことで、勤務評価が年一回の意味のない業務になってしまうのを防ぐことができる。
     
  • 自分の実績や成功を記録しておき、自分の実績が賞賛や功績につながった場合は常にそれを書き留めておく。上司も自分の業務やキャリアで頭がいっぱいであるため、上司がこれら全てを覚えていると思わないことが大切です。業績一覧を作っておくことは、昇給・昇進を狙うためには重要になることがある。
     
  • 直近の勤務評価記録に照らし合わせて、その目標を達成したかを確認し、その障害となる問題があればそれを明らかにしておく。勤務評価の一番の目的は、社員のキャリア形成のためのアクション・プランをつくることなので、社員が勤務評価のため前もって準備をし、最終的に結果に繋がることは、大抵の上司にとって非常に喜ばしいことである。
     
  • 将来のキャリア形成の観点から参加したいトレーニングコースがあれば調査し、情報を集める。

勤務評価中

  • 上司がこのような勤務評価の話し合いを数多くこなさなければならない場合は特に、前向きかつ快活な態度でのぞむ。直近の勤務評価以来の自分の行動や実績を短く誠実に述べ、以前合意した目標を達成した例を挙げる。
     
  • 批判に耳を傾ける。評価は継続的なものなので、示唆されたことに納得がいかない場合でも前向きな態度で応える必要がある。
     
  • 自分自身のこと、自分のこれまでの貢献、自分の将来に議題の的を絞り、対立的でなく、リラックスした態度で話すよう心掛ける。

勤務評価後

  • 企業内に公式の書面化プロセスがない場合は、自分で話し合いの概要を書面にまとめ、上司と共有する。こうすることによって、話し合いの内容を理解したことを示すことができ、合意した目標や期待に関する記録を上司と共有できる。
     
  • 話し合われた目標や期待を達成する方法の概要を考え、一年間これを参照する。公式な勤務評価以外に上司と話し合う機会があれば、この計画に関する進捗状況を追跡すべきである。
     
  • この過程で行なわれた決定や定められた目標に関して、フォローアップを行う。自分が約束されたことが実行されているかを確認し、また、自分が約束したことは必ず実行するようにする。

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要約

上司にとっても社員にとっても、勤務評価は嫌なものであることが多いようですが、それは、キャリア形成に役立つものとしてではなく、ただ面倒な業務と捉えているからです。しかし、勤務評価前、中、後にほんの少し努力するだけで、この話し合いがキャリアを前進させる上で非常に効果的なものになる可能性があります。

  • 勤務評価前:目標を明らかにし、自分の実績、直近の勤務評価、また、検討したいトレーニングコースがある場合はそれに関しても、情報を集めておく。
     
  • 勤務評価中:前向きな態度で、注意深く聞く。批判は個人的に捉えず、上司のサポートを得て自分が成長するための機会だと考える。
     
  • 勤務評価後:合意したことを書面に残し、目標達成のための計画をまとめる。