事務作業以外のスキルを身につけることが必要

さまざまにある職種のなかでも、事務職は特に高い人気を誇ります。特に一般事務職には庶務から企画、秘書などの幅広い業務があり、中小企業ではそれらの業務を一手に担うこともあるのです。

このように多岐にわたる仕事をこなすためには、ただ単に事務作業を淡々と行うだけではなく、+αのスキルを備えていることが求められるでしょう。では、事務職に求められるスキルとはどのようなものでしょうか。事務職に必要な+αとは

こちらでは、事務職に就くにあたって必要なスキルを紹介します。

・正確性
たとえば見積書作成や重要書類の整理、勤怠管理などにおいてミスをすると、大きな問題につながります。ただ作業をするだけではなく、ミスなく正確に作業をこなすことが事務職には必要なのです。

・コミュニケーションスキル
事務職は、社内の各部署との連携を良くしておくことや社外への対応も仕事の一環であるため、円滑なコミュニケーションを取れることが重要でしょう。このスキルに関しては、性格の明るさなどよりも現場の空気感を読めるかどうかという敏感さのほうが重視されます。

・オープンマインド
仕事において、自分の仕事はここまでと決めてそれ以外はやらないという人より、どのような仕事も進んでやる人のほうが重宝されます。特に多くの業務をこなす事務職では、こうしたオープンな姿勢であると業務も進めやすくなるでしょう。

・英語力
グローバルに事業を展開する企業が増加しているなか、外国人とのスムーズなコミュニケーションを取るためにも、英語力は身につけるにこしたことはありません。このとき、TOEICで一定レベルの点数を取ることもよいですが、大事なのはその知識を会話に活かせるかどうかです。

・マルチタスクスキル
事務職の仕事は単調なものではなく、入力作業をしながら電話応対をしたり、数字を取り扱う資料を作っているかたわらで書類のファイリングをしたりなどといったマルチタスクが求められます。そのため、マルチタスクに対応できる柔軟性も必要でしょう。

・守秘義務の遵守
事務職は、会社の経理情報や人事に関する情報、また他社との取引内容など数多くの重要な情報を取り扱います。そのため、事務職に従事する人には守秘義務が徹底されているはずです。これを遵守できることも、事務職には不可欠です。

・迅速な対応
事務職では社外からのメールなどに対してすばやく処理・返信したり、期日のある伝票処理をこなしたりなど、迅速な対応が求められることが多くあります。また、どの業務を優先的に行うかの順位づけを行い、組み立てていく力も必要です。

秘書やアシスタントに求められるもの

また、事務職のなかには秘書やアシスタントといった業務も含まれます。これらの仕事は一般事務の業務に加え、上司のスケジュール管理やサポート業務も行います。こうした秘書やアシスタントの仕事については、高度なスキルが必要というイメージがあるため、未経験では難しいと考えている人もいるでしょう。実際、仕事に就く前に身につけておいたほうがよいスキルはいくつかあります。そのスキルとは、主に以下のようなものです。

<秘書の仕事で活用できるスキル>
・Microsoft Office(Excel・ PowerPoint・ Wordなど)の操作スキル
・TOEICスコア700~800点以上
・秘書検定1級

たとえば、前職がCAや受付などであった場合、TOEICで高スコアを持っていたとしても、Microsoft Officeツールを取り扱うPCスキルは備えていないというケースもみられます。そのため、こうしたPCスキルは事前に習得しておくのがおすすめです。

ちなみに、オフィスマネージャーなど責任者としての仕事に就く場合は、防火・防災管理者資格を取得しておくことも職場の役に立ちます。消防法では安全管理の観点から一定の条件を満たす施設には防火・防災管理者は必ず配置することと定められており、特に現場を監督する立場の役職には不可欠なのです。+αのスキルを備えてステップアップしよう

このように、事務職とひとくちにいっても、一定以上のスキルが必要とされていることがわかります。これらのスキルを駆使して仕事をこなせる人は、どのような企業でも優れた事務職員として迎えられるでしょう。

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