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外資系企業と日本企業の間には様々な面で違いがあると言われていますが、果たして秘書として働く場合も違いはあるのでしょうか。そこでこの記事では、外資系企業の秘書の仕事内容や年収、求められる資質、さらに上司の国籍による違いなどについて解説していきます。特徴をよく知ることで、外資系企業への転職をより真剣に考えるようになるかもしれません。
秘書の求人
秘書とは、上司が本来の業務に専念できるようサポートする役割を担っています。外資系企業の秘書も、実は仕事内容に関しては日系企業とそれほど違いはありません。具体的な業務として、まずスケジュール管理が挙げられます。そもそも秘書がつくほどの人物となると、企業の中でもそれ相応の役職に就いており、毎日目まぐるしいほど仕事が詰まっています。そのため秘書が会議や打ち合わせ、商談などの予定を全て把握しておき、滞りなく業務が進められるよう調整していかなければいけません。
電話やメール、来客対応も重要な仕事です。忙しい上司に代わって、電話でアポイントを取ったり、キャンセルの連絡を入れたりします。担当する役職によっては、膨大な量のメールが送られてくる可能性がありますが、重要な案件を見逃さないよう注意深くチェックしていかなければいけません。また来客対応の際は、出迎えや部屋への案内をするのはもちろん、時にはお茶出しを任される事もあります。
そして情報や書類の管理など、一見雑用のような仕事も秘書の役目となります。ファイリングなら誰でも出来る仕事というイメージを持たれがちですが、ただファイルに綴じれば良いというものでもありません。作業の際には必要な書類と不要な書類を仕分けしていかなければならず、最も身近にいる秘書だからこそ任される仕事なのです。その他、出張の際には交通機関や宿泊施設の手続きをしたり、重要な会議の前にはお弁当を手配、社外の取り引き先と会う時は手土産を用意するなど、細かい身の回りの世話も担当します。
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日系企業と外資系企業では、秘書に求められる能力に違いがあります。それぞれどのような能力を求められるのでしょうか。
日系企業は一つ一つのプロセスに多くの人が関わりますが、秘書は社内・社外と上司の間に入って各所との調整を行う、いわば緩衝材の役割となる存在です。つまり誰に対しても円滑に、良好な関係を築ける人が重宝されるため、コミュニケーション能力はもちろん、気配り能力も求められます。また業務に関しては、多忙を極める上司に代わって細々とした作業を任されることが多いです。一般的な事務能力や基礎レベルのOAスキルがあれば、書類作成に苦戦することもありません。そして日系企業の場合は上司が変わるケースはあまり無く、長期に渡って付き合いが続きます。強い信頼関係が築けると、上司のストレスが軽減されて本業に集中出来るという考えがあり、秘書はどんな状況であっても、上司への報連相は欠かせません。常に従順で、上司の方を向いて仕事をする姿勢を保てる人こそ、有能な秘書と評価されます。
外資系企業の秘書は、ワンストップショップであることが求められています。ワンストップショップとは、「この人に言えば上手く対応してくれる、解決してくれる」という存在です。そのため秘書は上司の確認を取らずとも、会議や出張の予定を決めたり、社内・社外からアポイントの依頼に対して返事を出来る権限を持っています。とは言え、秘書の決定が上司のビジネスにも直結するため、何も考えず適当に判断していく訳にはいきません。必ず上司の意思や意向を反映させることが大切です。
つまり外資系企業で働く秘書は、上司にとってビジネスパートナーのような存在となります。上司が求めている事を察し、先回りして行動する気配り能力や、どのような仕事ならメリットが大きいのか、リスクが少ないかなど、瞬時に判断出来る能力も求められます。正しい決断をするためには、日頃から密に上司とコミュニケーションをとっておく必要があるので、当然ながらコミュニケーション能力も必須です。ちなみに外資系企業では、約3年程度で上司が入れ替わります。上司は3年で何かしらの結果を出さなければいけないというシビアな立場にあり、秘書の働きが上司のキャリアを大きく左右するといっても過言ではありません。
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同じ外資系企業でも、上司の国籍によって秘書に求められるものが違ってきます。ここからは上司が日本人の場合、外国籍の場合に分けて解説していきます。
上司が日本人の場合、普段のコミュニケーションで苦労することはありません。業務の中で必要となる英語力は、海外の本社と電話のやり取りが出来る、英文のメールに対応出来るという程度で十分です。わかりやすい目安として、TOEICのスコアが500点台以上あれば、仕事に就ける可能性が高くなります。また日本人の上司は、秘書が自分より先に仕事を進めていく事に不安を感じる傾向にあります。上司が「知らなかった」という状況に陥らないためには、とにかく報連相を徹底させることが大事で、各案件の状況をこまめに逐次報告する習慣をつけておくと、上司も安心して仕事が出来るようになります。
上司が外国籍の場合は、当然ながら語学力が不可欠となります。外資系企業の秘書は上司のビジネスパートナーとしての能力が求められるため、円滑にコミュニケーションを取れなければ仕事にならないのです。また上司が日本語を知らない、上手く話せないというケースも想定されますが、その際は秘書が社員や取引先との間に入って、通訳業務を任されることもあります。英語は日本語と同じように話せて当たり前の状態にしておく必要があり、TOEICのスコアなら800点台以上は当然で、時として900点以上を求められる可能性もあります。そして外国籍の上司にはシンプルかつ、スピーディーに説明出来る秘書の方が好まれます。もし何かを説明する際は、結論から述べた方が良いかもしれません。またハッキリと自分の意思を伝えても特に失礼にはならないため、難しい問題も上司の指示をただ待つのではなく、自分で解決しようとする意欲を見せられる人の方が信頼を掴めます。
外資系企業の秘書として働く際、年収がどれぐらい貰えるかは、仕える相手のクラスによって違ってきます。業界や企業の規模によっても異なり、例えば正社員として、金融サービスのエグゼクティブセクレタリーになった場合は600~900万円、グループセクレタリーは500~800万円、商工業のエグゼクティブセクレタリーなら550~950万円あたりの年収となります。つまり一般的な外資系秘書の年収は500万~700万円が相場であり、役員付け秘書になると900万円を超えることも可能という訳です。
一方、正社員ではなく派遣社員として働く場合は時給制となります。金融サービスのエグゼクティブセクレタリーは時給3,200~5,000円、グループセクレタリーは時給3,000~4,700円、商工業のエグゼクティブセクレタリーなら時給2,700~4,000円が相場額です。また正社員、派遣社員に関わらず、働くエリアによっても年収や時給に差があり、地方都市になるとやや低めになる傾向にあります。
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