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外資系企業ではリファレンスチェックを実施するケースが多く、結果次第では内定取り消しや退職を余儀なくされることも少なくありません。リファレンスチェックは「身辺調査」とも言われることがありますが、前の勤務先に事実確認を行うもので、家族に関することや犯罪歴、経歴詐称など第三者が行う調査とは別のものです。この記事では、リファレンスチェックを行う理由や方法などについて解説していきます。リファレンスチェックの意味を理解し、問題のないように準備しておきましょう。
リファレンスチェックを実施するのは、採用のリスクを抑えることが目的です。採用の際に提出される履歴書や職務経歴書などの書類は応募者の自己申告によるもので、実態が掴みにくいという問題が生じます。また、面接時に印象を変えている可能性も否定はできません。リファレンスチェックとは、応募書類や面接時の姿や印象にギャップがないかどうかを確認し、入社後に問題が発覚するリスクを避けるための身元確認という意味合いで実施されます。
リファレンスチェックを行う理由の一つとしてあげられるのが、書類に書かれている内容と実態がかけ離れていないかどうかを確認することです。例えば、外資系企業の場合は英語を中心とした語学力を求められることがあります。通常の会話が遜色なくできることはもちろんですが、企業によっては業界用語に精通できていることを条件としていることは少なくありません。しかし、たとえ本人の応募書類には「業界用語を用いた会話も問題はない」と書かれていても、実際には日常会話もスムーズにできないというケースもあります。これでは、業務に支障をきたす可能性が出てきます。
他には、書類に書かれていない情報を発見するのも理由の一つです。例えば、長期にわたる休職やトラブルを起こしたことによる解雇などがあげられます。休職自体が問題であるということではありませんが、隠しているということは知られたくない事情があると推測することもできます。最悪なケースでは、犯罪歴などが隠されているかもしれません。こうしたギャップを事前に見抜いておけば、採用してから企業に不利益をもたらす事態を回避することができます。
リファレンスチェックを行う際、個人情報の扱いについて違法性を疑う人もいるかもしれません。個人情報保護法23条1項では、応募者の同意を得ずに企業が前の勤務先などに勝手に連絡を取ることを禁じています。もちろん、人命に関わるような緊急事態などの例外は除かれますが、通常、企業側がリファレンスチェックを行うときは応募者の承諾を得る必要があります。ただし、基本的にはリファレンスチェックに備えて、企業側からあらかじめ推薦者の記載を指示されるのが一般的です。
リファレンスチェックといっても、実際にはどのような方法で行うか説明していきます。
リファレンスチェックの実施方法は主に3つあります。一つは、はじめに応募者から承諾をもらい、そのうえで企業側が対象者に連絡をとってヒアリングを行うケースです。この場合の対象者とは、前の勤務先の上司などを指します。そして、もう一つは、あらかじめ用意した必要項目の記載を調査対象者に依頼し、提出してもらう方法です。この場合も対象者とは前の勤務先の上司や経営者などがあげられます。そして、最後の一つは第三者機関を利用して実施するケースです。第三者機関は、在籍確認などを行うときによくよく利用されます。
リファレンスチェックを行うのは、応募者全員というわけではありません。外資系企業であれば必ずどの会社も行っているというわけではなく、中には実施していない会社も存在します。また、リファレンスチェックを実施する対象者を決めるにしても、会社ごとで基準はさまざまです。ですから、どのような条件であればリファレンスチェックが行われるということは一概にはいえません。
前職での実績や勤務態度などを調査するリファレンスチェックの場合は、調査を依頼されるのは前の勤務先の上司や経営者などが対象になります。しかし、リファレンスチェックの場合、基本的には興信所など第三者機関に依頼するのが一般的です。
リファレンスチェックで調べられる内容は、業種や職種などに応じて異なります。しかし、どのような業種でも共通した内容があるので紹介します。まず、リファレンスチェックの場合は応募者との関係です。上司または雇用者など上の立場が一般的と考えておけばいいでしょう。リファレンスチェックでも第三者機関によるリファレンスチェックでも確認されるのは、勤務期間や役職、職務内容などです。この3つに虚偽がないかどうかを確認されます。そして、応募者が在籍中にあげた実績についても調査されるのも一般的です。
リファレンスチェックの結果、経歴詐称や犯罪歴といった問題が発覚すれば、内定が取り消しになることも出てきます。他にも、前の勤務先での素行が問題になるような場合にも内定取り消しになるかもしれません。また、金融機関などの場合は破産歴や多額の借金が問題視されることもあります。ここでは、リファレンスチェックで内定が取り消しになるケースについて、くわしく説明していきます。
もっとも注意したいこととしてあげられるのが、経歴詐称でしょう。履歴書や職務経歴書は公文書として扱われます。そのため、履歴書や職務経歴書に虚偽記載があれば公文書偽造になる可能性も出てきます。それ以前に、内定取り消しの対象となるので注意が必要です。経歴詐称として扱われるのは、学歴に職歴、そして犯罪歴などがあげられます。学歴詐称は、実際には卒業していないのに卒業として記載したり、または出身大学名を偽ることなどを指します。そして、実際にはなかった役職名などを記載する場合に該当するのが職歴詐称です。さらに印象が悪いのは犯罪歴の詐称で、大小に関係なく問題になると考えた方がいいでしょう。いずれも採用後に発覚した場合は、そのまま懲戒解雇になる可能性が高いといえます。
借金や自己破産歴がある場合、問題になるのは金融機関への就職です。多額の借金があると、日本でも金融機関の場合は就職が難しい傾向がありますが、外資系の場合は特に厳しいといえます。金融機関は、常にお客様の大切な金銭を扱うのが業務です。そのため、応募者に自己破産歴や多額の借金がある場合には、内定取り消しや採用の見送りなどが懸念されます。
経歴詐称や犯罪歴などが見られない場合でも、前の勤務先でトラブルや問題行動が目立つようであれば、内定が取り消される可能性は出てきます。問題が多い人物を採用することで、業務に支障が出たり取引先とトラブルを起こしたりすれば会社にとって大きな損害につながるかもしれません。そのような事態が心配されると判断されれば不採用になるケースもあります。
リファレンスチェックの実施は、外資系企業では特に珍しいことではありません。まず応募書類に嘘を書かないこと、そして面接の際にも前職での実績などを大げさに言わないことが大切です。その点だけ注意すれば特に心配することはないといえます。リファレンスチェックについて正しく理解し、あらかじめリファレンスチェックを行うときの候補者を用意しておきましょう。
