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派遣社員として実際に働く前に、顔合わせがよく行われます。働く前にお互いのことを理解する機会となるわけですが、顔合わせで質問にうまく答えられるか、不採用になるのではないかと心配になるかもしれません。今回は、派遣の顔合わせに向けて準備すること、派遣先からチェックされるポイント、外資系の派遣顔合わせにおける注意点を解説していきます。準備の仕方や注意点などを理解し、自信を持って顔合わせに臨みましょう。
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派遣の顔合わせとは、派遣社員が配属前に派遣先の上司などに会うことで、いわば「職場見学」のようなものです。これから派遣社員として働こうとしている方が、仕事内容や職場環境を把握する目的で行われます。こちらでは、派遣の顔合わせの流れに加え、新型コロナ以降よく行われるようになったオンラインでの顔合わせについても説明します。
顔合わせは「必ずこう実施される」という決まった流れはありませんが、おおむね以下の通りに行われることが多いようです。
まず、派遣先に行く前に派遣会社の担当者と合流します。なお、派遣会社の社員ですが、主に営業担当が同行します。顔合わせを行う30分から1時間前に待ち合わせをし、当日の流れやスキルシートの確認、質問されるであろう内容のすり合わせをします。このように、簡単な打ち合わせをしてから派遣先の企業を訪問します。派遣先の上司や人事担当者との顔合わせでは、まず自己紹介をし、続いて業務内容の説明などを受けることがほとんどです。顔合わせでは、質疑応答や職場見学などが行われることもあります。
テレワークの普及や新型コロナウイルスの感染拡大防止といった経緯もあり、派遣先会社との顔合わせをオンラインで行うケースも多くなりました。オンライン形式の顔合わせは、ZoomやSkypeなどのWeb会議ツールを使用して行うため、パソコン・スマートフォンに使用するソフトをインストールしておきましょう。単にインストールするだけでなく、家族や友人に協力してもらい、事前に映像の明るさや鮮明さ、音声、接続状態をテストしておくと、顔合わせ当日の無用なトラブルを避けることができます。
Web会議ツールでの顔合わせは、画面を通して伝わる情報がすべてといえます。そのため、オンラインでも対面同様、髪型・服装は大切で、画面にどう映るかを意識した準備が必要になります。オンラインでは周囲の明るさも重要です。周囲が暗いと、暗い印象を与えかねないからです。室内を映したくなければ、バーチャル背景を設定するとよいでしょう。
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派遣先の企業が、顔合わせを通じて選考（特定行為）を行うことは、労働者派遣法第26条第7項で禁止されています。それでも、顔合わせで派遣先が「きちんと仕事ができるだろうか」と不安に感じる場合には、不採用となるケースもあり得ます。派遣先会社が、どのような場合に採用したいと思うのかを理解しておくことは重要です。不採用を防ぐため、以下の準備をしておきましょう。
派遣先企業側からよくされる質問に、「これまでの職歴」「残業・休日出勤の可否」「対応できる業務」などが挙げられます。これは、企業側に事前に渡されるスキルシートと齟齬がないかの最終確認となるため、特に問題がないとされれば、多くの場合、採用となります。しかし、初対面で、しかも採用がかかった顔合わせとなると、うまく答えられない心配もあるでしょう。緊張して適切に回答ができるか不安な場合は、質問を想定して何と回答するか考え、ロールプレイングしておきましょう。
例えば、業務に関して「〇〇はできますか」という質問をされることがあります。今まで経験がない仕事の場合、単に「できません」と答えてしまいがちですが、できれば、「マニュアルがあれば対応できる」など、何らかの条件が成立すれば可能という回答をするのが望ましいといえます。また、似たような業務の経験を活かせることを伝えると、積極性のアピールにつながり、好印象を持ってもらえるかもしれません。
次に、残業や休日出勤についての質問を考えましょう。残業や休日など就業時間にかかわる条件は、すでに仕事に応募する段階で確認が済んでいたり、こちらの条件を伝えて合意したうえで顔合わせに臨んでいることが多いです。しかし、残業が可能な曜日や時間、時間外の業務が不可能であるなら、その理由などを誠実に述べると、派遣先もスケジュールを立てやすくなるでしょう。
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派遣先会社との顔合わせで、最初に行われるのが自己紹介です。自己紹介は派遣先の第一印象にかかわるため、スムーズに話せるよう、内容を考えておくのが重要です。まず、スキルシートを意識した自己紹介を心がけます。派遣先は派遣会社からスキルシートを受け取っていますが、個人情報は記載されていないため、氏名や、場合によっては年齢などを伝える必要があります。加えて、職務経歴や保有スキルなども説明します。すでに渡されているスキルシートと同様の内容を伝えるというよりも、メリハリをつけ、伝えたいことにエピソードを添えるなどして、わかりやすく説明するとよいでしょう。職務経歴や保有スキルを含めた自己紹介は、2分から3分程度で手短に説明するのがベストです。
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派遣先企業にとって、派遣社員が前職を退職した理由を聞くのは重要なことといえます。派遣社員であるかどうかにかかわらず、採用と教育にはコストがかかり、早期退職されると痛手だからです。前職と同様の理由で辞めてしまう可能性がある場合、採用を控えることもあり得ます。ネガティブな転職理由のケースは特に、相手の持つ印象を意識した伝え方を考えておきましょう。例えば、病気や介護などが退職の理由だった場合、新しい派遣先では同様の理由で退職する可能性がないことを、根拠を挙げて伝えるよう工夫します。先手必勝で、自己紹介の際に、退職理由と長期契約が可能な理由を伝えるのも一つの手です。伝え方が心配なら、派遣会社の担当者と相談しておくのも良い方法です。
前述でも触れた通り、労働者派遣法で規定されているため、顔合わせで派遣先企業が特定行為をすることはできません。しかし、派遣社員にしっかり働いてもらえるかどうかは入念にチェックしています。こちらでは、顔合わせでチェックされるポイントを解説していきます。
派遣先企業との顔合わせでは、仕事を開始してからのミスマッチを防ぐために、業務知識やスキルを詳しく聞かれます。これは、スキルシートの内容に相違がないか確認する意味合いもあります。例えば、事務職の派遣業務の場合、Word・Excel・PowerPointなどのOfficeソフトがどの程度使えるかといったことがヒアリングされます。守秘義務に抵触しない範囲で、どんな業務をどの程度こなしていたのかを述べると、担当業務に使う機器やアプリケーションを適切に扱えることを理解してもらえるでしょう。加えて、経験年数なども答えられるようにしておくのが大切です。
顔合わせの際は、コミュニケーション能力や礼儀などもチェックされています。ビジネスマナーなどに自信がない方は、事前に勉強しておくとよいでしょう。言葉遣いや振る舞い、話す際の態度で悪い印象を持たれると、たとえスキルや実力があったとしても、一緒に仕事をするのにふさわしくない人物だと判断されてしまう可能性があるため、注意が必要です。姿勢を良くして、相手の目を見て笑顔で受け答えすると、自分が考える以上に好印象を残せるようです。
顔合わせの際の服装や身だしなみも大事にしたいものです。清潔感のある服装や髪型は、好印象に貢献してくれます。服装は、スーツまたはオフィスカジュアルが無難です。服装や身だしなみは、その人を物語ります。身だしなみに気を遣えない派遣社員は、上司・同僚の印象が悪くなるだけでなく、顧客からもクレームが出るのではないかと心配する派遣先企業は少なくありません。オンラインの顔合わせでも、画面に映らない部分だからと言って、ラフすぎる格好を避けるのが賢明です。
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外資系企業との顔合わせでは、自分の実力をアピールすることが非常に重要です。外資系は、実力主義の企業が多く、スキルや能力を重視する傾向があるからです。外資系が派遣先の場合、積極性の欠如は評価を下げる可能性があるため注意しましょう。先にも述べた通り、外資企業の派遣では、日系企業よりもスキルや能力重視の傾向が強く、成果が上げられれば、派遣社員でも待遇アップが見込めるメリットがあります。例えば、英語でのメールの読み書きや電話の取次ぎなどがビジネスレベルに達していれば、その他のスキルとの兼ね合いもありますが、花形の部署への抜擢や、正社員への昇格も夢ではありません。
外資系企業で働く場合は、メリットだけでなくデメリットの理解も大切です。スキルや能力は認められやすいものの、評価はシビアです。実績が残せないと、すぐにでも契約を切られる可能性もあります。自分のスキルや実力に自信があれば、派遣でも高給を実現できるため、外資系に挑戦してみるとよいかもしれません。
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派遣の顔合わせは働く側にとっては職場見学の一環、派遣先にとってはスキルシートや人となりを確認する場になります。想定質問に対する回答の仕方や服装・身だしなみを十分に準備して自信を持って臨めば、好印象を持ってもらえるはずです。外資系企業では自分のスキルや実力を上手にアピールすると、採用を勝ち取ることができるでしょう。マイケル・ペイジでは派遣に関するサービスを提供しています。ぜひ確認してみてください。
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