オンボーディングとは、新卒や中途で新しく入社した社員が早い段階で会社に慣れ、自分のスキルや能力を生かして活躍できるようにするためのサポートのことを指します。

オンボーディングは会社の第一印象を決める

「第一印象を築くための二度目のチャンスは決して来ない」と言われるように、オンボーディングは会社の第一印象を決める非常に重要なプロセスです。オンボーディングは、今日の動きが活発な雇用市場において、企業が一歩先を行くために取り組むべき最も重要なステップの1つと言えるでしょう。

一般論がどうであれ、採用プロセスは、オファー承諾や初出勤の時点で完了するものではなく、実際には入社後の数ヶ月も続くべきものです。このオンボーディング期間が、新たに入社する社員の定着率、事業やチームへの関与、満足度、そして最も重要な生産性を大きく左右するのです。

ハーバード・ビジネス・レビューの調査によれば、22%の企業が正式なオンボーディングプログラムを導入していませんが、オンボーディングは企業で働く経験全体の中で最も重要な時間である可能性があるという調査結果が出ています。最も革新的な企業は、効果的なオンボーディングは継続的な取り組みが大切であること認識しており、オンボーディングプロセスを最初の1カ月間だけではなく、その後もカバーするものにすることで、入社してから退職までの「エンプロイーエクスペリエンス」を強化できるとしています。
 

オンボーディング導入で得られるメリットとは?

企業の口コミは業界内で瞬く間に広まります。このため、新入社員も、企業での自分の体験を良いことも悪いことも含めて、口頭またはブログ、ソーシャルメディアで仲間に共有する可能性が高いと言えます。もし新入社員の企業に対する第一印象が良ければ、企業のカルチャーに関する彼らのポジティブな証言によって、その企業が求める最も優秀な人材をはるかに惹きつけやすくなるでしょう。

また、オンボーディングでポジティブな体験をした社員は、その企業に長く勤務する可能性が高くなります。新たに入社した社員の33%近くが入社後6ヶ月以内に転職活動をしており、この数値はミレニアル世代では更に高くなります。しかし、オンボーディングでポジティブな体験をした場合、69%の社員が少なくとも3年間はその企業にとどまる可能性が高いことが調査結果に示されています。

社員の離職に伴う組織的コストは、離職した従業員の給与の100%から300%と推計されています。このため、長期的な定着率の改善およびコストの削減を実現しようとするのであれば、オリエンテーションプログラムを最適化することがより重要となります。

新たに入社する企業の一員となることは、ストレスや気苦労が多いとまでは言えないとしても、気後れしてしまうことがあるかもしれません。企業評価サイトであるGlassdoorの調査によれば、オンボーディングがしっかりとしている組織は、生産性を70%以上向上できることが示されています。新入社員が、その企業のカルチャーや担当する職務で期待されることをできる限り早く把握することは、前向きな姿勢につながり、生産性、事業やチームに対する関与、業務効率を高めるモチベーションにつながります。


オンボーディングを改善するために企業ができること

新しく入社した社員には、彼らが会社の中でどのような立場にあるのか、また、会社のミッションや価値観、カルチャーにどう貢献できるかを明確に理解してもらうことがとても大切です。

オファー承諾から入社日までの期間

仕事に関連する情報や書類、最初の1週間の日程表(少なくとも)、担当する仕事内容の一部やその背景などを共有ることで、スムーズに仕事を始めてもらうことができます。チームからの簡単なウェルカムメールでも、大きな効果があります。

入社当日

従業員が勤務する企業の職場環境に適応できるかは、従業員の職場における日常に大きな影響を及ぼすため、入社初日には、新たなメンバーをチームに紹介し、オフィスを案内したりする時間を取るほか、緊張を和らげるためにチームランチを企画するのも良いでしょう。

入社後:バディ制度を導入する

オンボーディングにおける最も効果的な方策の一つは、新入社員に対してメンターを指名することです。このバディ制度によって、より生産性の高い職場環境が実現するだけでなく、新たに入社する社員に、担当業務の背景が伝わることにもつながります。それによって、新入社員が、担当業務やチームに最善の貢献を果たすにはどうすれば良いかについて、十分に把握できるようになります。

人材育成に関わる様々なサービスを提供するHuman Capital Instituteの調査によれば、オンボーディングにおいて、バディを任命している組織の87%が、新たに入社する社員の業務の習熟スピードを加速させるためにバディ制度が有効であると考えていますが、戦略としてそれを取り入れている企業は半数にも満たない状況にあります。

また、入社後90日間に少なくとも1回、任命されたバディとの顔合わせを行なった新入社員の56%が、バディのおかげで担当業務における生産性が向上したと回答しています。 この数字は、新入社員とバディが一緒にミーティングをする回数が多ければ多いほど、飛躍的に増加します。
 

リモート勤務下でのオンボーディング

新入社員がリモートワークをしながら、「ニューノーマル」の中で会社に溶け込むことは一見難しいように思えますが、ちょっとした工夫と新しい環境に適応しようとする意志さえあれば乗り越えていけるでしょう。現在のオンボーディングを全面的に見直す必要はなく、むしろ、各ステップを評価して、どの部分をリモート対応に変えることができるのかを見極めることが重要です。

新入社員が、一緒に働くチームの顔と名前を一致させられるよう、直接会ってチームのメンバーを紹介する代わりに、オンラインミーティングを開催したり、ビデオカンファレンスの活用を促すことも大切です。また、オンライントレーニングを提供するソフトウェアは、新入社員に業務を理解してもらうための優れたツールとなり得ます。更に、クラウドベースのファイル共有プラットフォームで文書を整理すれば、いつでも資料にアクセスでき、チーム内での共同作業をより進めやすくなります。

オフィスで働く場合と同様に、明確なコミュニケーションおよび定期的なやりとりとフィードバックが重要となります。また、分からないことが出てきた時にチームの誰に聞けば良いかや、財務部門やIT部門などの関連部署の連絡先を伝えておくことで、生産性の低下を防ぐことができます。リモート環境下でのオンボーディングは、物理的な距離に制限されない環境下で、どこにいても入社の初期段階から必要なメッセージを得ることができるという点で、とても有効なものとなる可能性があります。

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オンボーディング体制構築で早期離職を防ぐ

オファー受諾の時点から、新入社員にポジティブな印象を与えることはとても大切で、それは長く勤務してもらうためのモチベーションとなるだけではありません。優れたオンボーディング体制を構築することは、企業の貴重な時間とコストを節約することにつながります。また、企業のブランディングも必要不可欠であり、それによって採用候補となる人材に、働く価値のある企業であることを示すことができます。
 

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