テレワークで使えるテクノロジーやセットアップが最適かどうかにかかわらず、離れた場所で仕事をするチームをマネージすることは簡単ではありません。そして新型コロナウィルスによる都市封鎖や隔離によって在宅勤務(Work from Home, WFH)が常識になるという状況下では、間違いなくこれをさらに困難にする要素がいくつか出てくるでしょう。

嬉しいことに、この問題を回避するか最小化する現実的な方法があります。マネージメントする側がその方法を知り、しっかりとした対策をすれば、どこで働いていようともチームはよい仕事をしてくれるでしょう。

以下はテレワークをするチームをマネージメントする場合の8つの留意点です。
 

1. 最初から期待(何を求めるか)をはっきりさせておく

全員が同じ受け止め方をしていると思ってはいけません。実際の職場でも、別の場や自宅からであろうとあなたのチームはきちんと仕事をしてくれるかもしれません。しかしこの新型コロナウィルスの影響下では、期待を明確にし、誰もが同じ目標に向かって働けるようにすることが非常に大切です。同様に定期的にその期待を見直し(毎朝チームが仕事を始める時など)、各メンバーの何に注力すればよいのかという疑問や不安を取り除くことが重要です。どちらかといえば、コミュニケーションをとりすぎる(くどくならない程度に)くらいがいいのです。

一日一回のビデオ会議、または朝(一日の計画)と午後(一日のまとめ)の一日二回など、どれくらいの頻度でミーティングをするかを含めておくことが必要です。これがなければ、あなたのチームは毎日の枠組みがなくなり困惑してしまいます。チームのメンバー全員にこのミーティングに出席することを期待していることを知らせておきましょう。そうしないと中には必須ではないと解釈する人もいるかもしれません。

曖昧な言い方は絶対に避けましょう。チームの仕事ぶりに影響するだけでなく、曖昧さや不確かさはやる気を失わせます。例えば、作業がいつ始まるのかはっきり告げなければ、チームのメンバーはずっとあなたの指示待ちかもしれません。その結果、避けるべき孤立要素を高めることにもなります。これについては5番目のポイントで詳しく説明します。
 

2. 自分自身が正直になることで、安心感を与える

あなたのチームメンバーの中には別の場や自宅から働くことに抵抗がある人もいるでしょう。本当にその人が隔離されることになるかどうか(一人暮らしであったり、最小限の交わりしかない場合)を考慮しましょう。そういった人にはより定期的に連絡し、うまく行くよう自分の経験から得たヒントなどを与えましょう。このようにほんの少し配慮するだけで、あなたのチームメンバーはあなたが一緒になって考えてくれると感じます。

その一方で在宅勤務に抵抗がない人も、いつ都市封鎖の期間が終わるのか見当がつかず不安になっているかもしれません。あるいはこのように長期にわたって在宅勤務をすることには慣れていないかもしれません。この場合も上司と部下という立場の違いがあっても、あなたも同じ状況にあることを知らせることで安心感を与えましょう。そしてどのようなやり方であっても、誰も在宅で仕事をする状況が完璧に備わっていないことを正直に伝えましょう。テクノロジーの問題や家族の世話、その他の要素が加わり、普通通りの枠組みでは仕事ができないのです。
 

3. 進捗状態をチェックすることを躊躇しない

この重要なポイントを踏まないとテレワークは失敗しがちです。自分のチーム全体がテレワークをしていると、日々コミュニケーションが取れることに慣れてしまっていたことが直ぐに分かります。

通常の仕事場で働いていれば、自分のチームが何をしているか把握しやすく、チームメンバーも何かあればいつでもあなたに報告できます。在宅勤務の場合にはビデオ会議があるにしても、報告するタイミングを逸してしまったり、全員がどうしているか把握するにはミーティングの頻度が十分でない場合があります。

自分から積極的にチームメンバーに対して特定の仕事がどうなっているかを聞いてみるのが一番です。チームの行動をこと細かく管理するということではなく、いつでも対話できることを知らせ、チームの活動と結果についてクリアにしておくためです。

自分のチームのスタイルと個人の作業内容やプロジェクトに合わせてチェックのし方をどのようにするかを決めましょう。
 

4. インクルージョンに注意を払う(仲間であることを伝える)

このような時だからこそ、インクルージョンの力とそれが効率の良いチームの維持に果たす役割を軽視していはいけません。何がインクルージョンに貢献するのかをピンポイントで示すことは難しくても、欠けている時にはそれが何なのか分かるものです。

あなたのチームがダイナミックなチームかどうかにかかわらず、全員が離れ離れでバーチャルなコミュニケーションしかできない時は「自分はチームの一部なんだ」という気持ちを持つことは難しくなります。チームのビデオ会議の時、メールやチャットをする時、その他連絡をとる時などに皆が参加できる機会を探し、コミュニケーションにチーム全員を引き入れて、サポートしましょう。誰かビデオ会議では発言しにくい人がいたり、いろいろなやり取りがある中で発言する機会が無かったりする人もいるでしょう。チームメンバーそれぞれの個性を考えて、誰かが疎外感を感じていないか注意しながらビデオ会議をすすめることで、より良いモデレーターであり上司であるよう努めましょう。

さらに、チームにやり取りを続け、お互いに気持ちの上でのサポートをすることを提案しましょう。
 

5. 孤立を深めるようなことは避ける

あなたのチームの効率を下げるような上司としての態度やプロセスは避けるよう一層の注意を払いましょう。以下のようなことは避けましょう。

  • 現実的でない期待をもつこと
  • 進捗状態のチェックをしないこと
  • 反応をしなかったり、メールの返信をしないこと
  • ミーティングの時間を守らなかったり、キャンセルしたり何度も変更すること
  • 他の活動についての情報をチームメンバーに提供しないこと
  • 決めたことと逆のことをする
  • 悪い手本となったり指導力のないリーダーになる
  • チームに不要で余分なプレッシャーをかける
  • 他人の功績を横取りしたり、他人を評価しない
  • それぞれの仕事の負担がわかっていない
  • チームのために何もしない
  • ネガティブであること
  • 重要な仕事に関わる最新情報を伝えない
     

6. 努力や成果を公の場で褒める

チームメンバーの功績をバーチャルに褒めることは、仕事場で通りがかりに声を掛けて褒めるより難しいかもしれません。また称賛のことばをチャットで送っても、対面でいうほどの重みが感じられないかもしれません。定期のビデオ会議を利用して各チームメンバーの努力や成果を褒め、その内容をリストにしてメールで送り、誰もがそういった記録をもっていられるようにします。
 

7. 連絡し合う機会を作る

自分のチームの努力や成果を褒めることにリンクして、メールで毎日連絡を取り合い、何かカレンダーに印をつけておく日(誕生日や仕事上の周年記念日など)を見つけることは、連絡し合う機会をつくり、チームで集まって一緒に祝うはずだったイベントを確認するよい方法です。サクセスストーリー、または厳しい状況が続く市場で通常以上に頑張っていることなど共有してみてはどうでしょうか。
 

8. 楽しいことやチームビルディングを奨励し、心身の健康を保つ

日本では人と人の距離を開けたり接触をさけたりするルールが厳格に守られており、私たちは今だかつてなかったほど精神的に試されています。一人暮らしで孤独に在宅勤務をしている人たちだけでなく、家族やルームメートと一緒に住んでいる人たちでさえ、人との交流が減ったことで、孤独感やストレス、不安を感じています。

LINEグループなどを利用してチームビルディングを続ける方法を見つけましょう。面白いコンテンツや朝のジョギング中に出会った日の出の写真をシェアしたりすることは、チームの気軽な対話を続け、同時に気持ちを明るくしポジティブでいるためのよい方法です。

私たちのほとんどにとっては、在宅勤務ではソファーでダラダラしていたり、何もすることがないのとは全く逆で、コンピュータから離れることができなくなっているのが現実です。仕事と生活の境界を曖昧にしてはいけません。あなた自身が手本となり、きちんと昼休憩をとり、ラップトップがあるからと言って夜遅くに仕事したりしないことです。朝仕事を始める前にランニングや散歩に行ったり、ミーティングの合間には空気を入れ替えたり、ログオフした後ゆっくりする前にテイクアウトのコーヒーを買ったり、野外で何かの活動をする方法を見つけましょう。チームに在宅勤務をする時は、このようにきちんと休憩時間を取ることが重要で、そうすれば仕事に集中することができ、精神的にもよいことを知らせましょう。

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