リモートチームによるオンボーディング

内定通知に署名を済ませた優秀な新入社員が入社しました。この役職は長い間空席でしたが、長期におよぶ徹底した採用過程を経て、適任者がようやく見つかりました。新入社員は月曜日から勤務を開始しますが、一つ大きな問題があります。それは社員全員が現在、在宅勤務を行っているということです。

多くのオフィスにおいて在宅勤務が広がっている昨今、企業はどのようにオンボーディングに対応できるでしょうか？そして対面での会合を開催できない状況で、どのように新入社員のトレーニングを行うことができるでしょうか？　

以下は、オンボーディングをリモートで行う際のいくつかのアドバイスです。

まず初めに、既存のプロセスを利用すること

最初に、会社の既存のオンボーディングプロセスを見直す必要があります。どの部分が簡単にバーチャルな環境に転換できるかを見極めるためにプロセスを段階ごとに評価します。それには次のようなことが含まれるでしょう：

同僚とステークホルダー（関係者）との会議
新入社員のチームへの紹介はZoom、SkypeやMicrosoft Teamsなどのオンライン会議ソフトを通じて可能です。対面会議の次善策としてビデオの使用を推奨します。　

ツールとソフトウエアのトレーニング
大半のソフトウエアプログラムには既に、トレーニングが提供されています。こうしたトレーニングを探し出して、不足している部分については、オンラインセミナーや電話会議を計画します。　

配布資料やその他の重要書類
プリントアウトや共用できないファイルの代わりに、すべての配布資料やトレーニング書類は、簡単に利用できるようにクラウドベースのファイル共有プラットフォームで管理します。複数の人々が更新できるようにし、協業をしやすくしましょう。これにより、配布資料などを常に最新の状態に保つことも可能になります。

こうした変更に留意して企業は、新入社員が職務を行うための十分なトレーニングを受けられるようにすることと、それらをすべてコンピューター上でバーチャルな形で行うという両方のニーズを満たす新しい形のオンボーディングプロセスを創り出すことが可能です。

新しいプロセスが整ったら、バーチャルなオンボーディングを成功させるための秘訣をお教えします。

事前準備を忘れずに
新入社員とリモートでのオンボーディングを始める前に、使用するソフトのテスト、関係者との確認やオンボーディングの手順の計画など、時間をかけて準備を行います。すべてがコンピューター上で行われるため、状況を簡単に見失いがちです。最初にしっかりとまとまっていて準備が整っていることが結果を大きく左右します。

コミュニケーション
従来にも増して、率直なコミュニケーションが必須です。新入社員が直属の上司と定期的に会合を持ち、チーム全体との連絡手段を確保できるようにすること。チームの特定のメンバーに質問をできること、新入社員のさまざまな専門的な質問について人事、経理あるいはIT部門など誰に連絡を取ったらいいかわかるようにしてもよいでしょう。

大企業の場合、新入社員全員と1対1の電話会議を手配する時間はないかもしれません。CEOやそのほかの関係者からの歓迎メッセージを集めた動画の作成を検討してみてください。

チームビルディングを忘れないこと
正式なトレーニングと真剣な仕事上の会話の間に、歓迎ランチ、飲み会やそのほかのチームビルディングの欠如を補う時間の計画を忘れずに。これらは新入社員がチームとの絆を築く上で重要です。Zoomでグループコールやランチ、またはバーチャル飲み会などを企画しましょう。バーチャルという障壁が理由で、新入社員がチームの文化をとらえるのがより難しいかもしれませんので、それを克服するのに効果的です。

オンライン採用においては、チームマネージャーはチーム全体のエンゲージメントを優先すべきです。　

透明性を保つこと
リモートでのオンボーディングを始める際は、プロセスについて説明して、質問の余地をたっぷり確保すること。透明性はデジタルな環境においては欠かせません。

さっそく準備しましょう
次回のオンライン採用まで待っていてはいけません。普段の採用過程の変更の一環として、将来のオンボーディング計画を立てましょう。

現在、必要に迫られて企業によるバーチャルなオンボーディングの起用が進んでいます。ただ今後、こうしたプロセスを明確にすることは将来の職場、すなわち良いチームを見出すのに地理的条件の制約を受けない職場、に備えることを意味します。これは、新たなレベルでの世界規模でのコラボレーションの可能性を切り開きます。