長い間空席だったポジションにようやく埋まり、優秀な社員が入社しました。来週が初出勤ですが、社員全員が在宅勤務でオフィスでオンボーディングを行うことができません。

多くのオフィスにおいて在宅勤務が広がっている現在、企業はどのようにオンボーディングに対応できるでしょうか?そして対面でのミーティングを実施できない状況で、どのように新入社員のトレーニングを行うことができるでしょうか?この記事では、オンボーディングをリモートで行う際のアドバイスをまとめました。
 

1. これまでのオンボーディングプロセスを分析する

最初に、これまでのオンボーディングプロセスを見直す必要があります。どの部分がリモートで比較的簡単に対応できるかをに分析します。

新入社員の紹介・定例ミーティング

新入社員のチームへの紹介はZoom、SkypeやMicrosoft Teamsなどのオンライン会議ソフトを通じて可能です。可能な限り、ビデオをオンにして行うよう、チームに働きかけましょう。

利用ツールとソフトウェアの研修

大半のソフトウェアプログラムの使い方は、オンラインでビデオなどが公開されています。こうしたビデオを探し出して、不足している部分については、オンライン研修や電話会議を計画します。 

配布資料やその他の重要書類

すべての配布資料やトレーニング書類は、簡単に利用できるようにクラウドベースのファイル共有プラットフォームで管理します。複数の人々が更新できるようにし、協働作業をしやすくしましょう。これにより、配布資料などを常に最新の状態に保つことも可能になります。
 

2. 事前確認を忘れずに

新入社員とリモートでのオンボーディングを始める前に、使用するソフトのテスト、関係者との確認やオンボーディングの手順の計画など、時間をかけて準備を行います。すべてがコンピューター上で行われるため、状況を簡単に見失いがちです。最初にしっかり準備が整っていることで時間を大きく節約することができます。


3. コミュニケーション

いつもに増して、コミュニケーションを意識してとることが大切になっています。最初の1ヶ月の間は、社員と直属の上司とのミーティングをできるだけ多く実施し、社員が話しやすい職場環境を作ってください。またチーム全体の役割をしっかりと説明し、さまざまな専門的な質問について人事、経理あるいはIT部門など誰に連絡を取ったらいいかわかるようにすると良いでしょう。


4. チームビルディングを忘れないこと

ミーティングや研修などの仕事上の会話以外にも、歓迎ランチ、飲み会などお互いを知り合う時間を持つことを忘れないでください。これらは新入社員がチームとの絆を築く上で重要です。Zoomでグループミーティングやランチ、またはバーチャル飲み会などを企画しましょう。リモートワークという環境の中で、社員がチームの文化を知る良い機会になります。
 

5. 透明性を保つこと

リモートでのオンボーディングを始める際は、プロセスについて説明して、質問の余地をたっぷり確保すること。透明性はオンラインの環境において特に欠かせません。


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