ハイブリッド勤務の効果的な活用方法や導入するメリットを解説

新型コロナウイルスの流行をきっかけにリモートワークを取り入れる企業は増えましたが、リモートワークは多くの課題を抱えています。そこで働き方がハイブリッド勤務です。ハイブリッド勤務はリモートワークとオフィス勤務の両方の良いとこ取りができる働き方であり、新しい働き方として注目されています。ここではハイブリッド勤務の詳細に加え、ハイブリッド勤務のメリット・デメリットや効果的な活用法についても解説します。

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1.ハイブリッド勤務とは

ハイブリッド勤務とは、オフィス勤務とリモートワークを合わせた働き方を言います。従来は週5で出社するのが基本でした。それに対してハイブリッド勤務では週に1〜2日、必要に応じて出社するだけで、基本的にはリモートワークで業務を行います。リモートワークともオフィス勤務とも出社勤務のスタイルを固定しないので、社員が自分の能力をフルに発揮できるように働き方を選択できるのがハイブリッド勤務の特徴です。

2.ハイブリッド勤務のメリット

ハイブリッド勤務を導入することでどんなメリットがあるのでしょうか。まずはハイブリッド勤務のメリットについて解説します。

2-1.コストが削減できる

ハイブリッド勤務なら一度に出社する人数を減らせるのでコスト削減に繋がります。ハイブリッド勤務だと常時社員が全員出勤している状態ではありません。そのため、全員分の座席を用意する必要が無く、オフィスを縮小しても問題ありません。座席を固定ではなく自由に選べるフリーアドレス制を取り入れれば、問題なく座席数を減らせるでしょう。加えてオフィスを縮小すれば、オフィスの賃料だけでなく、光熱費をはじめとする維持費も削減できます。

2-2.生産性が向上する

ハイブリッド勤務なら場面に応じて働く環境を変えられるので、生産性の向上も期待できます。1日の業務の中にはみんなで話し合いが必要な業務もありますが、単純作業など静かな場所で集中した方が良い業務も多いです。そこで必要に応じて会社だけでなく、自宅も働けるようにすることで、周りの騒音を気にせずに業務に取り組めます。

2-3.社員のワークライフバランスが向上する

ハイブリッド勤務によって毎日通勤する必要がなくなるため、プライベートの時間を作りやすくなり、ワークライフバランスも向上します。日本の平均通勤時間は往復で1時間21分です。1週間に換算すると6時間、1ヶ月だと24時間を通勤に使っている計算となります。ハイブリッド勤務によって通勤にかける時間を半分以下に減らせば、社員が休める時間をより確保しやすくなり、プライベートが充実するだけでなく、仕事にも集中して取り組めるようになるでしょう。

加えてハイブリッド勤務なら出社するのは出社が必要なときだけです。そのため、子育て中や介護中の人も仕事を続けやすくなります。出産や介護をきっかけに退職してしまう人は後を絶ちません。しかし、日本は少子高齢化が進み、特に介護離職をする人が増えることが予測されます。そこで出社の負担を軽減すれば、子育てや介護による離職を防げるでしょう。

3.ハイブリッド勤務のデメリット

ハイブリッド勤務はメリットばかりではありません。もちろんデメリットもあるので、デメリットを理解したうえで導入する必要があります。それではハイブリッド勤務のデメリットを解説します。

3-1.勤務実態が分かりにくい

リモートワークだとオフィスに置かれている打刻システムが無いため、勤務実態がわかりにくくなってしまいます。また、ハイブリッド勤務の場合必要に応じて出社することからより勤怠管理が複雑になり、リモートワークだけの場合よりも労働時間の把握が難しくなる可能性が高いです。加えて、リモートワークだと嘘をついて残業代を稼いでいる疑いをかけられる心配をして社員が残業を申告しにくいと感じてしまうケースがよくあります。それ故に隠れ残業も起こりやすいです。

しかもリモートワークは自宅で行うものとは限りません。そのため、誰がどこにいるかわからないと探すのに手間も時間もかかってしまいます。オフィスだと要件がある人のデスクに行けば良いですがリモートワークはそうもいかないので、コミュニケーションの面でストレスを感じてしまう人も多いです。

3-2.情報漏洩の危険がある

ハイブリッド勤務だと、業務で使用するパソコンや重要な書類、USBなどの記録媒体を自宅に持ち帰ることがあります。これらを電車などに忘れてしまった場合、盗まれて情報が漏洩し、悪用されてしまうリスクが高くなってしまいます。また、リモートワークは自宅で行うとは限りません。カフェなど自宅以外の場所で業務を行った場合、近くの座席の人にパソコンの画面を盗み見されるなどのリスクも高くなります。しかも、社員にとっては持ち帰るものも増えてしまいます。荷物が増えるので、通勤のストレスも増えてしまうでしょう。

3-3.コミュニケーションが不足する

ハイブリッド勤務では、リモートワークがメインとなるためどうしても社員同士のコミュニケーションが取りづらくなってしまいます。やはり対面とウェブ会議ツールを用いたコミュニケーションは大きく異なります。そのため、特に新しく入ってきた社員ほど上司とのコミュニケーションに不安を感じてしまうでしょう。また上層部に関しては、会社のメンバーと会う時間が減り、寂しさを感じてしまう人もいます。

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4.ハイブリッド勤務を効果的に活用する方法

それでは、ハイブリッド勤務のメリット・デメリットを把握したうえで、メリットを享受しつつデメリットを最小限にするにはどんな点に注意すれば良いのでしょうか。ハイブリッド勤務を効果的に活用する方法について紹介します。

4-1.タスクをオフィス勤務・在宅勤務に分ける

業務はオフィス勤務の方が適しているものと在宅勤務の方が適しているものに分けられます。そこで、自宅で行うタスクと会社で行うタスクをはっきり分けておくことで、効率よく作業ができるでしょう。タスクの線引きに関しては、基本的に自分ひとりだけで完結させられる業務を自宅で、誰かの意見が必要になったり誰かの意見を聞いたり話し合いが必要になったりする業務はオフィスで行うと良いです。また、リモートワークはオフィス勤務よりも情報漏洩のリスクが高くなってしまいます。したがって、顧客の個人情報を取り扱う業務はオフィスで行うなど、リスクを最小限にするための対策も念頭に置いたうえでタスクを分別してください。

4-2.IT環境を整える

スマートフォンが普及した現代においては、自宅にインターネット環境が無い人も少なくありません。そこでテレワークを行う際に平等に業務が行えるように、パソコンやWi-FiなどIT環境を整える必要があります。会社が月々のインターネット費用の負担、リモートワーク用のノートパソコンの購入などの準備をしましょう。また、インターネット回線に関しては光回線をはじめ、通信速度の早い回線を推奨しましょう。通信速度の早い回線だと、明瞭な音声や鮮明な画像によって、対面で会話しているのと同じ感覚でコミュニケーションが取れます。リモートワークでコミュニケーションが取りにくくなるストレスも軽減できるでしょう。

4-3.勤怠状況を管理する

リモートワークだと社員の労働時間が把握できなくなってしまうため、勤怠チェックシステムの導入は必須です。少なくとも勤務開始・終了時にメールを送るなどして、毎日の勤務時間を把握できるようにしましょう。また、勤怠チェックシステムに関しては、社員が出社しているかリモートで働いているか把握できるとより社員同士のコミュニケーションがスムーズになります。

ハイブリッド勤務で柔軟な働き方を

ハイブリッド勤務はリモートワークとオフィス勤務両方のメリットを享受できる働き方です。ただ、リモートワークが普及して間もないため、リモートワーク時に勤怠管理システムを導入するなど対策が必要です。社員同士がスムーズにコミュニケーションを取れるように入念に準備を行い、ハイブリッド勤務で社員の生産性を向上させましょう。