その会議、もったいないかも？　ムダを減らして会議をスマートにするコツ

会議における効率の低下は企業の問題の1つ

現代の企業の問題の１つに、会議が長時間にわたることや、会議そのものが多いことによる業務効率の低下が挙げられます。実際にこうした現状を解消できていない企業は多く、頭を抱えているかもしれません。

では、こうしたムダを減らして効率よく会議を進めていくにはどのようにすればよいのでしょうか。こちらでは、ムダを減らすコツや、実際に外資系企業で実践されている方法を紹介します。

会議のムダを減らすコツとは

会議におけるムダを減らすには、以下のポイントを実践してみましょう。

・会議の目的を明確にして、必要なときのみ会議を実施する

その会議の目的が「必要な情報を共有すること」か、「議論するべき議題があり、それに向けて協議すること」か、事前に確認しておきます。メールやSNSなどでの情報共有で済むことであれば、会議の時間を決めて人を集めるのではなく、ネット上でできます。あくまで、関係者が一堂に会して議論を交わす必要がある場合にのみ、会議を開けばよいのです。

・事前に必要な情報を共有しておく

会議の参加者が事前に知っておくとよい情報があるなら、会議の前に共有することが効率化につながります。この共有作業を会議の時間中に行うのは時間のムダです。事前に情報を共有しておくことで、議論すべき内容や自分の意見が明確になれば、参加者がスムーズに発言しやすくなり、会議が活性化します。

・会議の出席者を厳選する

会議で、議論の終着点に早くたどり着くためには、参加するメンバーを最小限に抑えるという方法もあります。議論を交わすにしても、とりあえず関係者全員を集めるのではなく、最小限の人数の方が話し合いがまとまりやすいですし、会議に参加しなくてもよい人は、会議に時間を割くことなく本来の業務に集中できます。ただし、メンバーでなくても事前に連絡した参加希望者は出席OKという形にしておけば、厳選したメンバーしか参加できない閉鎖的な会議ではなく、オープンな形になります。

外資系企業で行われている効率化の方法

効率的に会議を進めるにあたっては、外資系企業の文化や方法も参考になります。外資系企業では効率と目的が優先されているため、その会議で意見を言わない人は除外されていく傾向にあります。例えば、今後の参考のためにと会議でメモばかり取っていて発言をしない人は、会議には必要ないとみなされるのです。

そうした文化の背景には、会議は、議論の場であるという考え方があります。ですから、自分が参加する意義を見出せない会議には参加する必要はないという考え方も一般的です。自分が意見を述べることができない、また自分が参加しても議論が進まないと判断すれば、会議への出席を辞退することが可能なのです。それによってとがめられたり、不興をかったりすることはなく、あるべき判断として受け入れられています。

その他の方法では、時間内に会議を終わらせるためにタイムキーパーを置くるのも有効です。実際にタイムキーパー役の人が管理する方法もありますし、タイマーをプロジェクターに映し出し、参加しているメンバーに時間を意識させる方法も有効です。そのとき、終了時間を前倒しして設定しておけば、次に会議室を使うグループとの入れ替えもスムーズにできて、時間のムダを省くことができるでしょう。

効率的に会議を進めていこう

長時間に及ぶ会議や何度も繰り返して行う会議は、参加する人の業務効率を悪化させるだけでなく、他の人からも参加者への連絡を取りにくくしてしまうため、誰もメリットがありません。企業全体における仕事の生産性も低下させてしまいます。今回紹介した効率化のポイントを意識し、スマートに会議を進めていけるように工夫しましょう。