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良い秘書になるには

「エグゼクティブは秘書やアシスタントを超えられない」とよく言います。個人、チームあるいは上司のネットワークにおける日常の管理業務を行う秘書は、まさしく企業の「目と耳」であり、その企業の文化、業績、方向性についても独自かつ鋭い見識を持っています。

優秀な秘書に必要な条件

秘書は次のような性質によって重宝されます。

  • フレンドリー且つ明確なコミュニケーション能力
  • 感じの良いプロフェッショナルな電話応対能力
  • イニシアチブと行動力
  • ITリテラシー
  • 効率的に時間を使う能力
  • チーム倫理を守る能力
  • プレッシャー耐性
  • マルチタスクで且つ優先順位をつけて処理する能力
  • プロジェクト管理能力

 

秘書の仕事

秘書の仕事内容は企業によって様々ですが、秘書やビジネスサポートスタッフにとって最も重要な能力は、迅速に決断を下し優先順位をつけて仕事を処理する能力です。

秘書やビジネスサポートの業務は要求が多く、ドキュメント作成やメール管理、スケジュール調整、出張の手配、支払いといった仕事を常に伴います。できる秘書は秘書検定資格や国際秘書検定などを取得しているケースが非常に多いのも特徴です。
 

秘書のキャリアアップ

多くの雇用主は秘書に、大卒レベルの教育を受けており、秘書として実務経験があることを求めます。より役職が高い上司をサポートする為にキャリアアップを図りたいのであれば、先を見据えて上司の為に仕事ができることはもちろん、周囲の人間とも円滑な関係を築き上司が出世できるよう、しっかりとしたサポートができる能力を身につけるのが非常に重要となってきます。

新しい仕事内容をマスターし習熟すると、意欲的な秘書は数年ごとにキャリアの一新を図ります。これは、より大きな責任を与えられ、プロジェクト管理や職務の監督的側面を発展させる上で絶好のタイミングなのです。

他には、社内での異動や外部での新たなキャリア模索といった選択肢があります。

秘書を採用する際に雇用者が履歴書において重視するのは各社での在籍年数です。粘り強さ、思慮分別のある選択をする能力、献身、信頼性といった、非常に重視される性質を示すのが「在籍年数」であるためです。

 

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